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Mario Sartori: Studio Notarile Grezzana Verona

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Coronavirus: protocollo Studio Notarile Sartori Covid19

Coronavirus: protocollo Studio Notarile Sartori Covid19

Gentili clienti, utenti e visitatori del nostro studio,
al fine di dare piena osservanza a quanto stabilito dalle autorità competenti volto ad arginare la diffusione del virus Covid19 (cd. Corona virus), in attesa di ulteriori indicazioni da parte del Consiglio Nazionale del Notariato, abbiamo ritenuto necessario formulare il seguente protocollo di comportamento per i nostri impiegati, collaboratori e clienti.
 

Premessa

Il presente protocollo di sicurezza viene adottato dallo Studio Notarile Sartori con sede in Grezzana, Via Enrico da Porto 10/C, in ottemperanza della normativa nazionale e regionale vigente.
Il Titolare dello Studio è responsabile per l’attuazione e l’osservanza delle norme igienico/sanitarie sotto riportate.


Informazione

Lo Studio professionale deve rimanere un luogo sicuro. Per mantenere questa condizione, i comportamenti del Titolare, del Personale e dei Terzi devono uniformarsi con consapevole, costante e collaborativa puntualità alle disposizioni del presente Protocollo.

L’informazione preventiva e puntuale è la prima iniziativa di precauzione e per questo motivo lo Studio si impegna a portare a conoscenza del Personale e dei Terzi (clienti, fornitori ecc), attraverso apposite note scritte, tutte le informazioni necessarie alla tutela della salute e della sicurezza delle persone presenti nello Studio.

L’informativa ha adeguati contenuti e la seguente articolazione:


Informazione preventiva

Lo Studio porterà a conoscenza, anche attraverso strumenti informatici, a tutti coloro che (personale, clienti, fornitori, etc) faranno accesso in Studio il presente Protocollo.


Informazioni

Lo Studio Professionale, attraverso le modalità più idonee ed efficaci, informa tutto il personale, clienti e chiunque entri nei propri locali, circa le disposizioni delle Autorità Sanitarie, consegnando e/o affiggendo all’ingresso e nei luoghi maggiormente visibili appositi depliants informativi. Tali informazioni riguardano:

  • obbligo di rimanere al proprio domicilio in presenza di febbre (>37.5° C), tosse, difficoltà respiratorie e di chiamare il medico di famiglia, oltre ad avvisare l’Autorità Sanitaria territorialmente competente;
  • non entrare o permanere nello Studio e dare comunicazione tempestiva in caso di presenza di sintomi influenzali, febbre, provenienza da zone a rischio, contatto con persone positive nei 14 giorni, precedenti, e in tutti gli altri casi in cui i provvedimenti delle Autorità impongono di avvisare il medico e di restare a casa;
  • rispettare le disposizioni delle Autorità Sanitarie e dei protocolli applicativi in tema di accesso, spostamenti, distanza di sicurezza, utilizzo di strumenti di protezione individuale e corretta prassi igienica;
  • impegno ad informare tempestivamente in maniera responsabile della presenza di sintomi influenzali durante l’attività lavorativa, tenendo un’adeguata distanza dagli altri presenti.
     

Informazione all’entrata

Nessuno potrà entrare nello Studio se non dopo aver ricevuto la specifica nota informativa consegnata via e-mail o a mano e sottoscritta.

Con l’ingresso, si attesta, per fatti concludenti, di averne compreso il contenuto, si manifesta adesione alle regole ivi contenute e si assume l’impegno di conformarsi alle disposizioni ivi contenute. All’entrata vengono affissi e/o consegnati depliants contenenti le comunicazioni necessarie per regolamentare l’accesso in Studio, nonché il presente protocollo.

Tra le informazioni contenute nella nota informativa vengono confermati:

  • l’obbligo di rimanere al proprio domicilio e di non entrare in Studio in presenza di febbre (oltre 37.5°) o altri sintomi influenzali e di chiamare il proprio medico di famiglia e l’Autorità Sanitaria;
    la consapevolezza e l’accettazione del fatto di non poter fare ingresso o di poter permanere nello Studio e di doverlo dichiarare tempestivamente laddove, anche successivamente all’ingresso, sussistano le condizioni di pericolo (sintomi di influenza, temperatura, provenienza da zone a rischio o contatto con persone positive al virus nei 14 giorni precedenti, etc) in cui i provvedimenti dell’Autorità impongono di informare il medico di famiglia e l’Autorità Sanitaria e di rimanere al proprio domicilio;
  • l’impegno a rispettare tutte le disposizioni delle Autorità Sanitarie e del Titolare dello Studio nel fare accesso in studio (in particolare, mantenere la distanza di sicurezza, osservare le regole di igiene delle mani e utilizzare gli strumenti di protezione personale);
  • l’impegno a informare tempestivamente e responsabilmente il Titolare della presenza di qualsiasi sintomo influenzale durante l’espletamento della prestazione lavorativa o durante la stipulazione dell'atto notarile avendo cura di rimanere ad adeguata distanza dalle persone presenti.


Informazione nei locali dello Studio

Lo Studio Notarile Sartori colloca, davanti alla porta d'ingresso dello Studio e al suo ingresso interno, depliants informativi che ricordino comportamenti, cautele, condotte in linea con il principio del distanziamento interpersonale.


Informazione ai terzi/clienti

Lo Studio Notarile Sartori darà adeguata informazione ai terzi, anche mediante pubblicità sul proprio sito web dei contenuti del presente protocollo aziendale per quanto di interesse. Tale informazione avverrà con una nota informativa. Laddove possibile ne anticiperà il contenuto rispetto all’arrivo presso la sede dello Studio. La nota informativa, che avrà il medesimo contenuto di quella consegnata o, comunque, resa disponibile davanti alla porta di ingresso dello Studio, e all’ingresso, si attesta, per fatti concludenti, di averne compreso il contenuto, si manifesta adesione alle regole ivi contenute e si assume l’impegno di conformarsi alle disposizioni ivi contenute.


Modalità di ingresso e comportamento all’interno dello Studio

Il titolare dello Studio provvede a mettere a disposizione del personale mascherine e guanti usa e getta, che dovranno venire sempre utilizzati nello studio, nonché gel igienizzante per le mani e tutti i dispositivi di protezione conformi alle disposizioni delle Autorità Scientifiche e Sanitarie, o comunque previsti dalla normativa in materia. Detti materiali potranno eventualmente essere sostituiti e/o integrati a cura delle collaboratrici con altri equivalenti.

Il personale e terzi non possono fare ingresso o permanere nello Studio se, anche successivamente all’ingresso, si rendano conto che sussistono situazioni di pericolo (febbre, sintomi influenzali, tosse, provenienza da zone a rischio di contagio o contatto con persone positive al virus nei 14 giorni precedenti).

Il personale e terzi possono essere sottoposti all'ingresso al controllo della temperatura corporea, laddove previsto, per verificare che non sussista uno stato febbrile che determini la loro impossibilità ad accedere allo Studio stesso.

Tutto il personale, prima di accedere allo Studio dovrà essere munito di mascherina che dovrà coprire bocca e naso, da indossare insieme ai guanti di gomma.

Qualora la collaboratrice si debba recare all'esterno dovrà utilizzare la mascherina e i guanti usa e getta: in alternativa lavare e igienizzare spesso le mani, evitando luoghi affollati ed assembramenti, non utilizzare gli ascensori ed evitare il contatti mantenendo sempre la distanza interpersonale di 1,5 m.

Prima di raggiungere la propria postazione di lavoro dovranno comunque aver cura di igienizzare le mani.

Il personale ha l’obbligo di rimanere al proprio domicilio in presenza di febbre (oltre 37°) o altri sintomi influenzali, e di contattare il medico di famiglia o le strutture sanitarie.

All’interno dello Studio è preferibile che il titolare, e il personale soggiornino uno per stanza, e ove ciò non sia possibile, le scrivanie o le postazioni di lavoro debbono venire posizionate in modo tale da consentire a chi le occupa il rispetto della misura di sicurezza che prevede una distanza tra le persone di minimo 1,5 m.

Durante l’orario di lavoro, il personale dello Studio dovrà aver cura di lavarsi frequentemente le mani con acqua e sapone o comunque utilizzare gel igienizzante, soprattutto quando accedano o soggiornino negli spazi e locali di uso comune; potranno evitare l’utilizzo della mascherina soltanto quando si trovino da solo in una stanza. La mascherina dovrà essere comunque tassativamente utilizzata durante il ricevimento dei clienti.

Al momento dell’abbandono della propria postazione di lavoro prima di lasciare lo Studio, ciascuna collaboratice dovrà avere cura di igienizzare, con appositi prodotti idonei, la scrivania, la sedia, il computer e relativa tastiera e mouse, il telefono e più in genere ogni materiale con cui è venuto in contatto durante le ore di lavoro.

Il personale avrà cura altresì:

  • di assicurare il ricambio frequente dell'aria;
  • igienizzare e lavare frequentemente le mani anche con acqua e sapone;
  • indossare sempre la mascherina coprendo naso e bocca;
  • come sopra precisato igienizzare la propria postazione.

Le postazioni di lavoro dovranno essere pulite ed igienizzare almeno due volte al giorno, e precisamente all’inizio ed al termine della giornata lavorativa.

Durante la pulizia si avrà cura di arieggiare i locali. È preferibile tuttavia arieggiare gli ambienti di lavoro.


Modalità di accesso dei clienti e dei fornitori

Lo Studio comunica le procedure di ingresso anticipatamente ai clienti ed ai fornitori in modalità informatica. Laddove non fosse stato possibile verrà consegnata, comunque, prima dell’ingresso, una nota informativa scritta contenente tutte le indicazioni a cui dovranno attenersi i terzi durante la permanenza nei locali o negli spazi dello studio professionale.

Le collaboratrici debbono invitare i clienti, al momento della fissazione degli appuntamenti, a verificare preliminarmente l’assenza di situazioni di pericolo contagio (febbre, tosse, sintomi influenzali, etc.) e nel caso a disdire l’appuntamento fissato sottoscrivendo  apposta dichiarazione da consegnare allo Studio.

Dovranno poi curare di non far accedere allo Studio i clienti sprovvisti di mascherina e di non consentirne comunque l’ingresso se non quando gli stessi avranno indossato i guanti usa e getta, e che dovranno indossare per tutto il tempo in cui si tratterranno all’interno dello Studio.

Eventuali terze persone che dovessero presentarsi all’ingresso e che non abbiano un appuntamento con il titolare in relazione a pratiche in essere o per altre esigenze, dovranno sempre attendere nell'ingresso, senza poter accedere ai locali dello Studio.

Il personale che provvederà ad accogliere i clienti, o comunque coloro che si presenteranno all’ingresso, rimanendo dietro il vetro del front-office dovrà indossare la mascherina e mantenersi a distanza di sicurezza non inferiore a 1,5 m. e fatti accomodare nell'apposita stanza per la stipula dell'atto mantenendo la distanza interpersonale.

I clienti saranno preavvisati all’atto della fissazione dell’appuntamento, del fatto che l’accesso allo Studio sarà autorizzato e concesso unicamente qualora essi dichiarino di aver accertato l’inesistenza di sintomi di pericolo, e comunque solo a persone interessate all'atto notarile, debitamente munite di mascherina, e quindi invitati a tenere in conto tali essenziali indicazioni.

I clienti, una volta avuto accesso allo Studio, dovranno mantenersi a distanza di sicurezza dalla reception, rimanendo ad una distanza dalla stessa di 1,5 m. e dovranno accomodarsi seduti, evitando di muoversi all’interno del locale, sino a che non saranno accompagnati, sempre mantenendo la distanza interpersonale di sicurezza di 1,5 m., nella stanza ove l’appuntamento avrà luogo.

Il ricevimento dei clienti dovrà essere organizzato in modo tale che non si verifichi la compresenza in sala d’attesa di più di tre persone, avendo cura, in ogni caso, che le stesse prendano posto mantenendo tra di loro la distanza di sicurezza di almeno 1,5 m.

Gli appuntamenti saranno distanziati uno dall'altro per evitare la compresenza di più persone all'ingresso e/o in sala stipula che comunque presenta idonea ampiezza per più persone.

I clienti potranno essere sottoposti al controllo della temperatura corporea laddove previsto dalla normativa per verificare che non sussista uno stato febbrile.

Qualora sussista uno stato febbrile verrà data comunicazione alla competente Autorità Sanitaria per l'applicazione delle relative misure di tutela.

I dati verranno conservati esclusivamente a tal fine e non saranno diffusi e comunicati a terzi; saranno conservati fino alla conclusione dello stato di emergenza del COVID-19.


Precauzioni igieniche personali

L’igiene personale eseguita correttamente è decisiva per la riduzione della diffusione del virus. In tutti i locali di ingresso, avanti ingresso e sala stipula, sono esposti depliant contenenti le indicazioni inerenti le modalità della pulizia a cui tutto il personale deve attenersi oltre ai terzi che entrano in contatto con lo Studio.


Gestione di una persona sintomatica

Nel caso in cui una persona presente in Studio sviluppi febbre e sintomi di infezione respiratoria quali la tosse, lo deve dichiarare immediatamente; si dovrà procedere al suo isolamento in base alle disposizioni dell’Autorità Sanitaria e a quello degli altri presenti nei locali. Lo Studio procede immediatamente ad avvertire le Autorità Sanitarie competenti e i numeri di emergenza per il COVID-19 forniti dalla Regione o dal Ministero della salute. Nel caso in cui non sia possibile garantire adeguate condizioni per l’isolamento la persona verrà allontanata dal luogo di lavoro per un pronto rientro al proprio domicilio e comunque, secondo le indicazioni dell’Autorità sanitaria.
Lo Studio procederà alla sanificazione come previsto dalla normativa sanitaria.

Lo Studio collabora con le Autorità sanitarie per la definizione degli eventuali “contatti stretti” di una persona presente in studio che sia stata riscontrata positiva al tampone COVID-19. Ciò al fine di permettere alle Autorità di applicare le necessarie e opportune misure di quarantena. Nel periodo dell’indagine, il Titolare potrà chiedere agli eventuali possibili contatti stretti di lasciare cautelativamente lo Studio, secondo le indicazioni dell’Autorità Sanitaria.


Autorizzazioni e Privacy

Quanto contenuto nel presente protocollo ha efficacia anche come informativa sul trattamento dei dati personali ai fini della privacy. La raccolta dati rispetta i principi di minimizzazione, necessità, adeguatezza e pertinenza rispetto alla prevenzione del contagio COVID-19.

Le finalità e la base giuridica è l'implementazione dei protocolli di sicurezza anti contagio ai sensi DPCM 11 marzo 2020. Inoltre la conservazione dei dati non può eccedere la conclusione dello stato di emergenza ed i dati non devono essere diffusi o comunicati a terzi (salvo specifiche previsioni normative) e saranno protetti con adeguate misure di sicurezza.


Videoconferenza: la consulenza online

Lo studio notarile Sartori è stato sempre interessato all'innovazione ed applicazione della tecnologia per migliorare la prestazione notarile e la tutela della sicurezza nel lavoro. Vista l'emergenza Covid-19 e preso atto delle nuove tecnologie e modalità di comunicazione, lo studio ha adottato varie soluzioni per salvaguardare la salute e la incolumità sia dei collaboratori che dei clienti.
Per questo motivo il notaio Mario Sartori ha deciso di avviare il servizio di consulenza online a mezzo di videoconferenza. Sarà infatti possibile incontrare il notaio attraverso videoconferenza su pc o dispositivo mobile restando in tutta comodità e sicurezza nella propria abitazione o ufficio.
Se sei interessato a questo servizio contattaci: noi ti forniremo tutte le modalità.



Aggiungiamo inoltre che, a seguito dei nuovi provvedimenti governativi sul Covid-19, il nuovo orario dello Studio è il seguente:
dal Lunedì al Venerdì 8.30 – 17.30, orario continuato. Chiuso il giovedì pomeriggio.


Auspichiamo che la situazione possa tornare alla normalità il prima possibile, per la salute delle persone e per la ripresa delle normali transazioni commerciali.

Grazie per l'attenzione
Notaio Mario Sartori e i collaboratori dello studio.